การทำงานเป็นทีม

ด้วยผมเห็นว่า การทำงานเป็นทีมนั้น ควรมีข้อตกลงร่วมกัน เพื่อให้เกิดประสิทธิในการทำงาน ส่งผลถึงผลสัมฤทธิ์ของงาน
จึงมีความเห็น ซึ่งเป็นความเห็นส่วนตัว(ไม่ใช่ข้อเท็จจริง) มาแชร์ให้กัน เเละ เป็นไปได้ กรรมการท่านอื่นๆ ช่วยเพิ่มเติม ปรับปรุง ให้สมบูรณ์ ถูกต้อง ยอมรับได้ เพื่อใช้ในการทำงานร่วมกัน ในอนาคต

line6

เรื่อง การนัดประชุม
ให้ประธานหรือ ผู้ได้รับมอบหมาย ดำเนินการเเจ้งให้ชัดเจนต่อผู้เข้ารวมประชุม วัน เวลา สถานที่ เเละตรงต่อเวลา เเลเคารพเวลาซึ่งกันเเละกัน ปรธานหรือ ผจก นิติฯ ควรต้องทำตัวเป็นแบบอย่าง

เเละเเจ้งเรื่องที่ต้องประชุม ชัดเจน เช่น
1. เรื่องบ่อบำบัด
2. พุ่มไม้รอบห้องอาคารสร้างปัญหา
3. ขอเอกสาร xxx จากนิติฯ เพื่อคุยประเด็น ...
4. การต่ออายุสัญญาจ้างบริษัท ...

โดยหัวข้อประชุมนี้จะต้องส่งให้นิติฯ เพื่อ นิติฯจะได้ทำหนังสือส่งเชิญกรรมการ

การประชุมแบ่งเป็น 2 อย่าง
1. ประชุมกับนิติ (ขั้นต่ำ6เดือนครั้ง) โดย..
ให้กรรมการเเจ้งเรื่องต่างๆที่ต้องการจะประชุมพูดคุยกับนิติฯ
นิติฯ จะดำเนินการทำหนังสือเชิญกลับมา ดังนั้น กรรมการไม่ต้องไปทำเรื่องเอกสาร เรียงความ อะไรทั้งนั้น

2. ประชุมเฉพาะกรรม
มีงานที่ต้องทำอยู่ 3 อย่าง
2.1 งานแก้ปัญหา (ทั้งเร่งด่วนไม่เร่งด่วน)
2.2 งานป้องกัน (ป้องกันปัญหาต่างๆ ด้านความปลอดภัย ความสะอาดหรือ อื่นๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น ไฟดับ น้ำแล้ง โจร อุบัติเหตุ )
2.3 งานพัฒนา (โปรเจคใหม่ๆ ที่พัฒนาคอนโด เช่น wifi free ระบบคีการ์ดป้อมยาม ฯลฯ)

โดยแผนงานได้ทำเบื้องต้นไว้เเล้ว
อ้างอิง https://docs.google.com/spreadsheets/d/11n9UDoM0JBl1nNk5qfayjO76jsQmw1f6_27AxBdcYH0/edit#gid=0

1 ห้อง lobby (ทั้งอาคาร A และ B)
1.1 ที่คั่นประตู
1.2 ที่ชลอประตู เพื่อไม่ให้ประตู ด้านในพัง
1.3 ไฟหน้าทางเข้า lobby
1.4 ปรับระบบติดบัตร ให้เปิดง่ายขึ้น
2 บ่อบำบัด
2.1 Work around ตักของเสียออกจากบ่อ
2.2 ทำการดูดบ่อ
2.3 กำหนด process ในการทำความสะอาดบ่อทุกเดือน
3 ที่จอดรถ
3.1 ข้อมูลของสติกเกอร์จอดรถ
3.2 การติดบอร์ดประชาสัมพันธ์ก่อนจับจริง
3.3 การลงโทษผู้กระทำผิด lock ล้อ
3.4 ขอยืมที่ lock ล้อ จากคุณนที และบริษัท รปภ
4 ป้าย DCondo
5 ป้ายซอยคอนโด
6 กล้องวงจรปิด
7 ที่ค้ำยันต้นไม้
8 เรื่องการทำงานของพนักงาน นิติ รปภ แม่บ้าน คนสวน
9 ระบบ key card
9.1 เพิ่ม key card ก่อนเข้า lobby
9.2 Car key card
10 จัดระบบสันทนาการ ห้อง fitness + สระน้ำ
10.1 เสนอการใช้ กำไรข้อมือในขณะเล่น
10.2 ติดกฎการใช้งาน ให้ชัดเจน และระบุโทษปรับ
10.3 ติดไฟ และหาโต็ะ เตียงพับ ร่ม ที่พื้นที่หน้าศาล
10.4 จัดระบบขอใช้พื้นที่เพื่อสังสรรค์ หาคนรับผิดชอบ
11 ระบบรักษาความปลอดภัย
11.1 ระบบแตบ
11.2 การตรวจจับรถผิดกฎ
12 กฎระเบียบ
12.1 Revise กฎระเบียบทั้งหมด 2 ภาษา
12.2 ติดที่ board และมีสำเนาที่นิติ
12.3 เรื่องการเลี้ยงสัตว์
12.4 เรื่องการถอดรองเท้าและกวาดขยะออกนอกห้อง
12.5 การใช้รถเข็นแล้ว ไม่นำมาเก็บที่เดิม
12.6 ไม่สุบบุหรี่ตรงหน้า ล้อบบี้
13 ตู้ซักผ้า และตู้น้ำ
13.1 การจัดเก็บเงิน
13.2 ค่าน้ำค่าไฟที่ใช้ไป
13.3 การดูแลเครื่องซักผ้า และตู้หยอดน้ำ
13.4 จัดทำตะกร้าผ้า เมื่อ จขร ลืมลงมาเอา จะได้มีที่เก็บผ้า ถ้าไม่มีตะกร้าวาง
14 งานเก็บ defect
15 งานสวน
15.1 สำรวจต้นไม้รอบอาคาร และจัดทำไม้พยุงที่ไม่ดี
15.2 ต้นไม้รอบอาคาร อาจทำให้เกิดปลวกได้
15.3 กระถางต้นไม้ที่เหลือควรหาต้นไหม้มาปลูก
16 แบทเตอรี่ ที่สำรองไฟ
17 เปลี่ยนหลอดไฟรอบอาคาร
18 ย้ายร้านขายของหน้าคอนโด

ทิศทางการทำงาน, แผนงาน ต้องชัดเจน
ควรลงงานทั้งหมด ในแผนงานประจำเดือนและปี เพื่อจะได้ทราบ Time line ของงานที่ทำ และควบคุมให้อยู่ในแผนงาน
นั้นคือ แผนงานประจำสัปดาห์ ประจำเดือน ประจำไตรมาส ประจำครึ่งปี ประจำปี ตัวอย่าง
http://upic.me/i/vl/6lmon.jpg

http://upic.me/i/vl/plan56.png

เสร็จเเล้วจะเห็นภาพงานทั้งหมดชัดเจน เเล้วควบคุมไปในทิศทางนั้น โดยสั่งงานไปยังนิติฯให้ปฏิบัติ

การคิดงานเหล่านี้ ตามหลักเเล้ว กรรมการจะเป็นฝ่ายเสนอ นิติฯไปคิดแก้ปัญหา ไปหา solution มาเสนอกรรมการ
เเต่ หากต้องการควารวดเร็ว หรือ นิติฯ ไม่มีศักยภาพจะหา solution ที่ดีให้ได้ ก็ไม่ใช่เรื่องแปลกที่กรรมการจะคิดเเละเสนอกลับให้นิติฯทำ

รูปแบบการทำงานต้องมีมาตรฐาน
ควรแบ่งหน้าที่ หรือ แบ่งงานกันทำตามความถนัดหรือสนใจ เพื่อไม่ให้คนไปกระจุกอยู่กับงานใดงานหนึ่ง อย่างไม่จำเป็น งานจะได้คืบหน้าไปเร็ว เเละ ป้อนงานกลับไปยังนิติฯ เป็นระยะๆ

หากได้มีการมอบหมายงาน แยกเฉพาะไปให้กรรมการบางคนเเล้ว ผู้รับผิดชอบงาน (กรรมการที่รับงาน) ก็สามารถติดตามเรื่องนั้นๆได้อย่างอิสระ จนกว่าจะบรรลุผล

การติดต่อ ติดตาม สั่งงาน กับนิติฯ
ควรมีรุปแบบที่ชัดเจน มืออาชีพ ไม่สั่งงานสะเปะสะปะ เนื่องจากต้องคำนึงคนรับงานด้วย อาจจะหลุดผิดพลาด
เรื่องเล็กน้อยๆ ควรรวมเป็นครั้งเดียวเเล้วส่งให้นิติฯทำ

การทำหนังสือคำสั่งต่างๆ 1/2558
ลักษณะของคำสั่งเป้นสิ่งที่ บริษัทบริหารต้องทำตลอดไปจนกว่าจะยกเลิก เช่น
คำสั่งห้าม บุคคลไม่เกียวข้องเข้าไปในนิติฯ ไม่ว่าจะนั่งเล่น ไปใช้ทรัพยากรของนิติฯ โดยมีเหตุไม่สมควร เเละหากมีเหตุจำเป็นต้องเเจ้งกรรมการเพื่อทราบ เป็นต้น
วางไว้ในหมวด นโยบาย และ ข้อสั่งการ ถึง นิติฯ http://www.vir9.com/dcondo64/index.php?board=14.0
และเเจ้งให้นิติฯรับทราบ ทางไลน์เป็นต้น

หากเเจ้งเรื่องอื่น เช่น เวลานี้ให้หยุด จำหน่าย คีการ์ด เป็นต้น เเละไม่ต้องทำเป็น คำสั่ง/ 2558 ให้สั่งงานธรรมดา เเละให้นิติรับทราบ

ช่วยเพิ่มเติม ปรับแก้ บทความนี้ ด้วยนะฮ๊าฟฟฟ
:)


เพราะจิตใจมนุษย์โดยทั่วไป เปราะบางเกินกว่าจะคงสภาพเดิมได้นาน
ดังนั้น สิ่งสำคัญที่สุดของการดำรงอยู่ของทีม เเละทำงานได้บรรลุผลสำเร็จคือ
การไว้วางใจกันและกัน มีปัญหาสงสัย เรื่องใดเปิดใจคุยกันตรงๆ อย่าได้คิดไปเอง
การรับข้อมูลใดๆ จากใครๆมา ต้องตรวจสอบอย่างละเอียด ถึงที่มาที่ไป ถึงความน่าเชื่อถือของข้อมูลนั้น
ของตัวบุคคลที่ให้ข้อมูล แหล่งที่มา หลักฐานประกอบไม่เช่นนั้นเเล้ว ความชิบหายจะนำมาสู่ทีม
เมื่อวันนั้นมาถึง ตัวใครตัวมัน ^-^